Ochrana osobních údajů

Zpracovávání osobních údajů

V rámci našich aktivit se nevyhneme zpracovávání některých osobních údajů.

Ochrana Vašeho soukromí je pro nás prioritou, a proto vyvíjíme maximum úsilí pro to, aby osobní údaje, které zpracováváme, byly chráněny před jakýmkoliv zneužitím či neoprávněným šířením. Údaje vždy zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování konkrétních služeb.

Podle obecného nařízen Evropského parlamentu a rady č. 2016/679 (EU), o ochraně osobních údajů (tzv. GDPR) máme jako tzv. správce osobních údajů povinnost poskytovat subjektům (tj. těm, o jejichž údaje se jedná) informace o tom, jaké údaje zpracováváme, jaké mají ve vztahu ke zpracování práva a jiné. Abychom splnili tuto povinnost, vypracovali jsme tyto zásady.

Informace o správci osobních údajů – kdo jsme

Jsme nezisková společnost, založená podle právního řádu České republiky (právní forma – ústav)

Vzhledem k tomu, že můžeme určit, jakými způsoby a za jakými účely budeme Vaše údaje zpracovávat, vystupujeme podle pravidel GDPR v roli správce osobních údajů.

Kompletní údaje o nás:

Název: Zlatá rybka, z.ú.
Identifikační číslo: 03824829
Sídlo: Západní 488/21, Střešovice, 162 00 Praha 6
Rejstříkový soud: Městský soud v Praze
Spisová značka: U 181
Rejstřík ústavů je přístupný on-line na stránkách www.justice.cz.

Kdy zpracováváme osobní údaje – naše činnosti

Naší hlavní činností je plnění přání vážně nemocných dětí. V rámci této činnosti zpracováváme osobní údaje dětí a jejich zákonných zástupců.

Údaje o dětech získáváme z vyplněné přihlášky (v listinné formě nebo on-line na webu) buď přímo od dětí jako subjektů (resp. od jejich zákonných zástupců), jindy od třetích osob (sourozenci, lékaři, sociální pracovníci). U dětí mladších 15 let vyžadujeme k podání přihlášky souhlas zákonného zástupce (rodiče). Když získáme údaje od někoho jiného než přímo od dítěte nebo jeho zákonného zástupce, neprodleně je kontaktujeme a poučíme o tom, že jsme osobní údaje získali, uvedeme zdroj, ze kterého pochází, a vysvětlíme, jak s údaji zacházíme. V nezbytném rozsahu zpracováváme i osobní údaje osoby, která vyplní přihlášku, jedná-li se o osobu odlišnou od dítěte a zákonného zástupce.

Další činností, při které zpracováváme osobní údaje, je náš dobrovolnický program. Dlouhodobě spolupracujeme s dobrovolníky, kteří nám pomáhají plnit přání nemocným dětem. S dobrovolníky uzavíráme písemné dobrovolnické smlouvy, ve kterých nám předávají své osobní údaje.

Když plníme přání nemocným dětem, uzavíráme smlouvy s třetími stranami (poskytovateli služeb), jejichž osobní údaje v nezbytně nutném rozsahu zpracováváme.

Zpracováváme osobní údaje našich zaměstnanců, členů správní rady, ředitelky a revizorky v rozsahu nezbytném pro fungování společnosti. Když hledáme nové spolupracovníky, zpracováváme osobní údaje účastníků konkurzu.

Když navštívíte náš web, zpracováváme Vaši IP adresu a soubory cookies (viz dále).

Nikdy neoslovujeme naše klienty ani veřejnost s marketingovými nabídkami.

Jaká data zpracováváme a za jakými účely

1. Děti a zákonní zástupci

U dětí zpracováváme jejich jméno, příjmení, pohlaví, datum narození, kontaktní údaje (adresa, e-mail, telefonní číslo) a informace o tom, zda má dítě sourozence, abychom mohli komunikovat ohledně plnění přání. Zpracováváme také údaje o zdravotním stavu, což je podle GDPR zvláštní (citlivá) kategorie osobních údajů; proto k jejich zpracování vyžadujeme písemný souhlas subjektu. Další zpracovávané údaje jsou vysoce individuální a závisí na tom, jaké přání plníme. Dále na výslovnou žádost vytváříme a editujeme fotografie a videa, která zachycují podobu dítěte; k zpracování těchto údajů také vyžadujeme souhlas subjektu. Účelem zpracovávání fotografií a obrazových záznamů je jejich uchování pro samotnou rodinu, bez výslovného písemného pokynu nikdy nedochází k jejich zveřejnění či jiné operaci zpracování, než je shromáždění a uložení.

U zákonných zástupců zpracováváme jejich jméno, příjmení a kontaktní údaje, abychom mohli komunikovat ohledně přání dítěte. Stejné údaje zpracováváme i o třetích osobách, které se na nás obrátí vyplněním formuláře přání dítěte.

2. Zaměstnanci, jiní členové našeho týmu a spolupracovníci

Údaje o našich zaměstnancích, členech správní rady, revizorovi, dobrovolnících a smluvních partnerech zpracováváme jen v nezbytně nutném rozsahu (jméno, příjmení, kontaktní údaje) nutném pro plnění příslušných smluv a veřejnoprávních povinností.

Někdy hledáme nové členy do našeho týmu! Zašlete-li nám své CV, můžeme zpracovávat údaje v něm uvedené, zejména jméno, příjmení, adresu, dosažené vzdělání, pracovní zkušenosti, e-mailovou adresu či telefonní číslo, a to za účelem vyhodnocení Vaší žádosti a výběru vhodného člena týmu. Po skončení výběrového řízení již dále nezpracováváme žádná nepotřebná data a osobní údaje neúspěšných kandidátů mažeme do šesti měsíců od skončení výběrového řízení.

3. Návštěvníci našich internetových stránek

Na našich stránkách používáme technické nástroje (Google analytics) ke sledování návštěvnosti a přizpůsobení stránek uživatelům. V rámci toho zpracováváme Vaši IP adresu. Pro lepší přizpůsobení našich služeb Vašim požadavkům používá náš web cookies – drobné soubory ukládané na Váš disk, které zaznamenávají data související s prohlížením našich stránek. Nastavení cookies můžete kdykoli změnit ve svém prohlížeči, včetně jejich úplného zákazu. Změna nastavení cookies může nepříznivě ovlivnit některé funkce našeho webu.

Jaký je právní základ pro zpracování výše uvedených údajů?

Zpracování údajů dětí a jejich zákonných zástupců je nezbytné pro plnění smlouvy – splnění přání dítěte (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení). Údaj o zdravotním stavu je zpracováván na základě souhlasu se zpracováním pro účel splnění přání (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení). Na základě souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení) jsou zpracovávány i fotografie a videa zachycující podobu dětí, která jsou shromažďována a uchovávána za účelem dokumentace (nikoliv za účelem zveřejnění).

U zaměstnanců je právním základem zpracování plnění zaměstnanecké smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení). Některé údaje (číslo občanského průkazu, rodné číslo, údaj o zdravotní pojišťovně) jsou nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení, jedná se o veřejnoprávní povinnosti – sociální zabezpečení, daně). Zpracování údajů kandidátů při hledaní nového zaměstnance/spolupracovníka je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů jako správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení). Našim oprávněným zájmem je výběr vhodného kandidáta.

U členů správní rady, revizora, smluvních partnerů a dobrovolníků je zpracování nezbytné pro plnění příslušné smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení).

Zpracování osobních údajů návštěvníků webu je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů jako správce – zajištění funkcionality našich webových stránek (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení).

Kdo je příjemcem osobních údajů, aneb komu vaše osobní údaje předávávme

Vaše osobní údaje neprodáváme ani jinak neposkytujeme neoprávněným třetím stranám.

Třetím stranám můžeme Vaše údaje poskytnout pouze v případě, kdy to ukládá zákon.

Když plníme některá přání dětí, nevyhneme se tomu, abychom předali nezbytné údaje osobě, která splnění přání zajišťuje (poskytovatel služby, zprostředkovatelé). V případech, kdy splnění přání spočívá v poskytnutí služby nebo součinnosti jiné osoby, je zpravidla nezbytné seznámit spolupracující osobu i se zdravotním stavem dítěte (pro ochranu zdraví a zajištění bezpečnosti). Poskytnutí údaje o zdravotním stavu třetí osobě je vždy podmíněno souhlasem subjektu (resp. zákonného zástupce) s jeho předáním. Vybíráme naše spolupracovníky s maximální péčí, abychom zajistili bezpečí Vašich osobních údajů.

Kdo pro nás vaše údaje zpracovává, aneb s kým spolupracujeme

Pro správu Vašich dat používáme informační systémy a vzdálená úložiště (cloud) společnosti Microsoft, které poskytují dostatečné záruky (technická a organizační opatření), aby zpracování splňovalo požadavky nařízení GDP a byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů. Se všemi zpracovateli máme uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.

V případě, že projevíte zájem o fotografickou nebo video dokumentaci plnění přání dítěte, využíváme služeb externích editorů, se kterými máme podepsanou smlouvu o zpracování osobních údajů, zajišťující vysoký standard ochrany Vašich dat.

O náš web se stará společnost WebToad s.r.o., se sídlem Plzeňská 157/98, 150 00 Praha, se kterou máme uzavřenou smlouvu o zpracování a ochraně osobních údajů, abychom zaručili vysoký standard jejich ochrany.

Po jakou dobu uchováváme osobní údaje

Osobní údaje dětí a zákonných zástupců uchováváme po dobu 10 let od splnění přání, poté spisy anonymizujeme nebo mažeme. Fotografie a videa, která byla pořízena se souhlasem, uchováváme do odvolání souhlasu.

Údaje o našich spolupracovnících (managementu, správní rady, revizorce, dobrovolnících, zaměstnancích) uchováváme po dobu nezbytnou vzhledem ke konkrétnímu stanovenému účelu; údaje zaměstnanců a dobrovolníku po dobu nezbytnou podle právních předpisů, jinak 4 roky od skončení smluvního vztahu. Když pořádáme výběrové řízení, údaje neúspěšných uchazečů jsou po přijetí vybraného kandidáta likvidovány do 6 měsíců.

Údaje o našich smluvních partnerech (dodavatelích) jsou uchovávány jen po dobu nezbytnou z hlediska daňových a dalších relevantních právních předpisů.

Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?

Abyste nad svými osobními údaji měli maximální kontrolu, můžete ve vztahu k nim uplatnit celou řadu práv. V rámci našich možností poté uděláme maximum proto, abychom vašim žádostem vyhověli. Základní výčet vašich práv poskytují články 15 až 22 GDPR a patří mezi ně zejména:

  • Právo získat informace o vašich osobních údajích, které zpracováváme (právo na přístup)
  • Právo na opravu vašich zpracovávaných osobních údajů v případě, že budou nepřesné (právo na opravu) a informace o provedení opravy
  • Právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází v případě, že už údaje nebudou potřebné k účelu, pro který byly zpracovávány, nebo když odvoláte souhlas s jejich zpracováním
  • Právo na omezení konkrétního zpracování osobních údajů a informace o provedení omezení
  • Právo vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše
  • Právo odvolat dříve udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zpracování na tomto souhlasu založeno

Vyvineme maximální úsilí, abychom Vám pomohli uplatnit Vaše práva a vyřešit jakékoli dotazy, žádosti, či stížnosti. Za tímto účelem nám prosím zašlete e-mail na karin@zlatarybka.cz a specifikujte v něm, jak Vám můžeme pomoci či co pro Vás můžeme udělat. E-mail prosím odesílejte vždy z adresy, kterou běžně používáte v souvislosti s našimi službami, abychom zajistili, že se Vaše údaje nedostanou k neoprávněným osobám.